Cómo pedir una cotización de software: lo que tienes que escribir antes

Por qué escribir antes de pedir precio

Construx, la firma de Steve McConnell, describe el cono de incertidumbre: con solo la idea, una estimación puede quedar entre la cuarta parte y cuatro veces el costo real. El cono no se cierra con el tiempo; se cierra cuando se toman decisiones.

Cada pregunta que tu página contesta es una decisión que el proveedor ya no tiene que adivinar. Quien cotiza con dudas se cubre: sube el precio para cubrir el riesgo o recorta cuando la realidad no cabe en lo que cobró.

Una página no elimina la incertidumbre, pero hace que la primera llamada sea sobre tu negocio y no sobre generalidades.

Fuera de la Caja, un proveedor mexicano, escribe que lo que más alarga un proyecto es definir reglas del negocio que nadie había documentado. Empieza a escribirlas tú.

La plantilla de una página

Copia estas ocho preguntas y contéstalas con tus palabras. No hace falta saber de tecnología.

1. El proceso de hoy. Quién hace qué, en qué archivo o en qué chat, en qué orden. Incluye la excepción que siempre se atora.
2. Quién lo va a usar y con qué roles. Cuántas personas y qué hace cada tipo: vendedor, almacén, administración, dueño, cliente.
3. Qué se atora. Dónde se pierde tiempo, dinero o información, con un ejemplo de la semana pasada.
4. Qué número diría que funcionó. Cerrar el día sin Excel, facturar el mismo día, cero pedidos perdidos al mes.
5. Con qué se tiene que conectar. Facturación, banco, WhatsApp, tu programa de contabilidad, tu tienda en línea.
6. Qué datos hay que migrar. Qué archivos, cuántos registros, cuántos años de historia y qué tan limpios están.
7. Para cuándo, y por qué esa fecha. Una temporada alta, un cierre, una sucursal nueva. Si no hay razón, dilo.
8. Tu rango de presupuesto para la primera etapa. Sin él, un proveedor te propone lo mínimo y otro lo completo, y no las puedes comparar.

Un ejemplo llenado

Ejemplo ilustrativo. Una distribuidora de abarrotes. Los datos son inventados; el rango de presupuesto es el que publica Fuera de la Caja para un MVP o primera versión funcional, de $100,000 a $150,000.

Fíjate en lo que no dice: ni pantallas, ni lenguaje de programación, ni "una app como la de tal empresa". Eso lo propone el proveedor.

Qué preguntar en la primera llamada

1. ¿Qué entendiste de mi proceso? Que lo repita con sus palabras.
2. ¿Esto lo resuelve un programa que ya existe? Un proveedor serio te dice cuándo no hace falta construir.
3. ¿Qué harías primero y qué dejarías para después?
4. ¿Qué te falta saber para darme un precio firme de la primera etapa?
5. ¿Cada cuánto voy a ver algo funcionando?
6. ¿Cuánto me va a costar operarlo al mes, servicio por servicio?
7. ¿De quién serán el código, los datos y las cuentas?
8. ¿Qué no incluye tu propuesta?

Si te proponen un diagnóstico antes de cotizar

Es una buena señal si el proyecto es grande o el proceso no está claro. El manual de servicios del gobierno británico (GOV.UK) llama a esa etapa descubrimiento: entender el problema, a los usuarios y las restricciones antes de comprometerse a construir.

Tres ideas de ese manual que aplican a una pyme:

• En el descubrimiento no se construye.
• Hay que definir desde ahí cómo se va a medir el éxito.
• Parar al final del descubrimiento no es un fracaso si eso es lo que muestra la investigación.

En gobierno suele durar de 4 a 8 semanas. Para una pyme puede ser más corto, y tu página ya hace parte del trabajo: Hemia, por ejemplo, publica de 2 a 6 semanas y de $15,000 a $60,000 por un descubrimiento formal.

Lo que importa es que te entregue algo escrito que puedas usar con cualquier proveedor.

Cuántas cotizaciones pedir y cómo compararlas

Tres suelen bastar: ves si alguna está fuera de rango sin pasar semanas en llamadas.

1. Manda la misma página a los tres.
2. Pide que cada propuesta separe el trabajo por etapas y diga qué no incluye.
3. Pide el costo mensual de operar y súmalo por 12 meses al desarrollo.
4. Compara qué entrega cada una en la primera etapa, no el total.
5. Pide precio firme solo de la primera etapa. Según Construx, un compromiso firme es posible hacia el 30% del proyecto, no antes.

Cómo leer renglón por renglón lo que te manden está en cómo leer una cotización de software. Para saber qué plazos esperar, cuánto tarda hacer un sistema o una app.

Cuándo no hace falta pedir cotización

Si al escribir tu página descubres que tu proceso es el de casi todos los negocios de tu giro, como facturar, llevar la nómina o cobrar en mostrador, probablemente no necesitas software a la medida. Un programa de suscripción lo resuelve por mucho menos.

Lo explicamos en ¿Odoo, Bind ERP, CONTPAQi o un sistema a la medida?